מגדירים את התקלה לפני שמשנים הגדרות
אספו דוגמה מצומצמת: זמן השליחה, המערכת השולחת, ספק הדואר של המקבל, האם יש הודעת שגיאה והאם התופעה חוזרת. אין צורך לשלוח רשימת לקוחות או את תוכן ההתכתבות המלא לצורך בירור ראשוני.
הודעה בתיקיית ספאם כבר התקבלה אצל המקבל. הודעת דחייה כוללת בדרך כלל קוד או הסבר; הודעה שלא יצאה מה-CRM דורשת תחילה בדיקה במערכת השולחת. שלושת המצבים אינם אותה בעיה.
| מצב | ראיה שימושית | בדיקה הבאה |
|---|---|---|
| נמצא בספאם | הודעה מקורית והסבר הסיווג, אם מוצג | אימות, תוכן ומוניטין |
| חזר לשולח | קוד הדחייה והשרת שהחזיר אותו | לפרש את הקוד לפני שינוי DNS |
| קורה רק בטופס האתר | יומן שליחה של האתר ודוגמה מתיבה רגילה | להשוות מסלול שליחה והרשאה |
| קורה רק אצל ספק אחד | דוגמאות מאותו ספק ומספק אחר | דרישות ומדיניות המקבל |
מפרידים בין השולחים של העסק
תיבה רגילה, טופס אתר, מערכת דיוור וחשבוניות עשויים לשלוח דרך תשתיות שונות. הצלחה בתיבה אינה מוכיחה שהאתר משתמש באותו שולח או באותן חתימות. בנו רשימה קצרה של מקור, כתובת From ואחראי.
השוו הודעה תקינה להודעה שסווגה, בלי לשנות כמה משתנים יחד. רשמו האם הבעיה החלה אחרי מעבר ספק, הוספת מערכת, שינוי כתובת From או שינוי נפח שליחה.
- פתחו עותק מקורי אצל מקבל מורשה ושמרו את תוצאות האימות שהוסיף שרת הקבלה.
- בדקו איזה דומיין עבר SPF ואיזה דומיין חתם ב-DKIM.
- בדקו אם לפחות מסלול תקף אחד תואם לדומיין From לצורך DMARC.
- חזרו על הבדיקה מכל מערכת שולחת, ולא רק מהתיבה הראשית.
מה בודקים כשאימות הדומיין תקין
אימות תקין אינו הבטחה לכניסה לתיבה הראשית. בהנחיות Google לשולחים ל-Gmail אישי מופיעים גם שיקולים של תשתית, דיווחי ספאם והרגלי שליחה. דרישות אלה אינן טענה שכל ספק דואר מפעיל בדיוק את אותם כללים.
בחנו האם הנמענים מצפים להודעות, האם מערבבים פרסום עם הודעות תפעוליות והאם שינוי פתאומי בנפח או בתוכן קשור לתקלה. למנהלי תשתית שליחה יש גם בדיקות DNS הפוך ו-TLS; לקוח של שירות מנוהל צריך לתאם אותן עם הספק.
איך מאמתים תיקון
שנו גורם מזוהה אחד, שלחו דוגמאות מוסכמות לכל מסלול חשוב ותעדו זמן, יעד ותוצאה. בדקו שהבעיה לא עברה למערכת אחרת. אם מדובר במוניטין, הצלחה של הודעת בדיקה אחת אינה מוכיחה שהמצב הסתדר לכל הנמענים.
אין לכבות מסנני הגנה באופן גורף או לבקש מכל הלקוחות להוסיף חריג במקום לתקן את הסיבה. Google מאפשרת למקבל לסמן הודעה לגיטימית כלא-ספאם, אך זו פעולה מקומית ולא אישור שהשולח הוגדר נכון.
מתי להעביר לבדיקה מקצועית
פנו לספק או למנהל הדואר כאשר קוד הדחייה אינו ברור, קיימים שולחים שלא זוהו, אין גישה ל-DNS או שהודעות חשובות נפגעות בזמן שינוי. הכינו את מפת השולחים וראיות הבדיקה, ללא סיסמאות או מפתחות פרטיים.
